Wie du deine Bücher führen musst, hängt von Rechtsform und Umsatz ab. Diese Seite fasst die Grundregeln aus dem Obligationenrecht (OR) und dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) zusammen. Die Artikel weiter unten vertiefen einzelne Fragen.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr dürfen eine vereinfachte Buchhaltung führen. Aufzuzeichnen sind Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage (OR 957 Abs. 2). Im Alltag heisst das «Milchbüchleinrechnung».
Ab CHF 500'000 Umsatz und für alle juristischen Personen, also GmbH, AG und Genossenschaft, gilt die doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung (OR 957 Abs. 1). Eine GmbH mit CHF 80'000 Umsatz braucht sie genauso wie eine mit CHF 8 Millionen.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres (OR 958f). Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) eingehalten sind, insbesondere der Schutz vor nachträglicher Veränderung.
MWST-pflichtig wird, wer innerhalb eines Jahres mindestens CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt, gerechnet im In- und Ausland (MWSTG Art. 10). Die Anmeldung bei der ESTV erfolgt innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht (MWSTG Art. 66). Seit 1. Januar 2024 gelten drei Sätze: 8,1 Prozent (Normalsatz), 2,6 Prozent (reduzierter Satz, etwa für Lebensmittel und Bücher) und 3,8 Prozent (Beherbergung).
Abgerechnet wird entweder effektiv (geschuldete Steuer minus Vorsteuer, in der Regel quartalsweise) oder mit Saldosteuersatz. Den Saldosteuersatz kann wählen, wer nicht mehr als CHF 5'024'000 Umsatz und nicht mehr als CHF 108'000 Steuer pro Jahr hat (MWSTG Art. 37). Die Abrechnung erfolgt dann halbjährlich. Abrechnung und Zahlung sind innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode fällig (MWSTG Art. 71 und 86).
Beispiel: Ein Grafikbüro stellt CHF 10'000 plus 8,1 Prozent MWST in Rechnung, total CHF 10'810. Bei effektiver Abrechnung schuldet es CHF 810 minus die Vorsteuer auf seinen eigenen Einkäufen. Mit Saldosteuersatz wendet es den Branchensatz der ESTV auf die CHF 10'810 an und zieht keine Vorsteuer ab. Welche Methode günstiger ist, hängt davon ab, wie viel Vorsteuer im Betrieb anfällt.
Eine ordentliche Revision ist Pflicht, wenn ein Unternehmen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei dieser drei Werte überschreitet: Bilanzsumme CHF 20 Millionen, Umsatz CHF 40 Millionen, 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt (OR 727). Alle anderen Gesellschaften unterliegen der eingeschränkten Revision.
Mit nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt kann eine Gesellschaft mit Zustimmung aller Gesellschafter ganz auf die Revision verzichten, das sogenannte Opting-out (OR 727a Abs. 2). Die Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung bleibt bestehen.
Sobald der Umsatz im letzten Geschäftsjahr CHF 500'000 oder mehr beträgt (OR 957). Darunter genügt die Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Für die Steuererklärung brauchst du in beiden Fällen nachvollziehbare Belege.
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (OR 958f). Für Unterlagen zu Immobilien verlangt das MWSTG eine Aufbewahrung von 20 Jahren (MWSTG Art. 70 Abs. 3). Aufzeichnungen zur Arbeitszeit von Angestellten sind fünf Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73).
Ja. Wer unter CHF 100'000 Umsatz bleibt, kann auf die Befreiung verzichten (MWSTG Art. 11). Das lohnt sich vor allem, wenn hohe Investitionen mit Vorsteuer anstehen und die Kundschaft selbst MWST-pflichtig ist und die Steuer zurückfordern kann. Im Gegenzug fallen Abrechnungsaufwand und die Steuer auf allen Umsätzen an.
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