Spesen richtig regeln: Reglement, Belege, Lohnausweis und MWST
Was der Arbeitgeber ersetzen muss
Das Obligationenrecht ist hier deutlich: Der Arbeitgeber muss alle Auslagen ersetzen, die durch die Arbeit notwendig entstehen (Art. 327a Abs. 1 OR). Eine Abrede, dass Angestellte notwendige Auslagen selbst tragen, ist nichtig (Art. 327a Abs. 3 OR). Statt Einzelabrechnung ist eine feste Entschädigung zulässig, etwa ein Taggeld oder eine Monatspauschale, sofern sie schriftlich vereinbart ist und alle notwendigen Auslagen deckt (Art. 327a Abs. 2 OR). Ausbezahlt wird der Spesenersatz zusammen mit dem Lohn (Art. 327c OR).
Das gilt auch für Inhaberinnen und Inhaber einer GmbH oder AG, die bei ihrer eigenen Firma angestellt sind. Bei Einzelfirmen sind Geschäftsauslagen dagegen direkt Aufwand des Betriebs, aber auch hier nur mit Beleg.
Effektive Spesen oder Pauschale
Steuerlich zählt, wie die Spesen im Lohnausweis erscheinen. Massgebend ist die Wegleitung zum Lohnausweis von ESTV und Schweizerischer Steuerkonferenz, Ausgabe 2026.
Effektive Spesen (Ziffer 13.1)
Effektive Spesen werden gegen Beleg vergütet. Im Lohnausweis sind sie grundsätzlich mit Betrag anzugeben. Es genügt ein Kreuz im Feld zu Ziffer 13.1.1, ohne Betrag, wenn alle folgenden Vorgaben eingehalten sind (Rz 52):
- Übernachtungen gegen Beleg.
- Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35 effektiv, oder eine Pauschale von höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit.
- Kundeneinladungen gegen Originalquittung.
- Öffentlicher Verkehr gegen Beleg.
- Privatauto für Geschäftsfahrten höchstens 75 Rappen pro Kilometer. Bis 2025 lag dieser Wert bei 70 Rappen.
- Kleinspesen gegen Beleg oder als Tagespauschale von höchstens CHF 20.
Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Eine Hochrechnung solcher Einzelfallpauschalen auf alle Arbeitstage ist nicht zulässig.
Pauschalspesen (Ziffer 13.2)
Monatliche oder jährliche Pauschalen für Auto, Repräsentation oder Homeoffice müssen immer mit Betrag im Lohnausweis stehen, auch mit genehmigtem Spesenreglement. Die Höhe muss ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55 bis 58). Eine Pauschale, die nur den Lohn aufbessern soll, rechnet die Steuerbehörde zum Lohn.
Was keine Spesen sind
Entschädigungen für den Arbeitsweg gelten nicht als Spesen, sondern als Lohn (Rz 50). Solche Beträge gehören in den Bruttolohn.
Das Spesenreglement
Wer nicht nur effektiv abrechnet, sondern Pauschalen zahlt, kann bei der Steuerbehörde des Sitzkantons ein Spesenreglement genehmigen lassen (Rz 59). Die Steuerkonferenz empfiehlt, sich an ihre Mustervorlagen zu halten. Hält ein Reglement die Mustervorlagen vom 1. Februar 2024 ein, anerkennen auch die anderen Kantone die Genehmigung. Im Lohnausweis steht dann unter Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt» (Rz 60).
Ein Reglement sollte mindestens regeln:
- Welche Auslagen vergütet werden und welche nicht.
- Ansätze für Mahlzeiten, Übernachtung und Kilometer.
- Welche Pauschalen es gibt, für wen und in welcher Höhe.
- Bis wann und in welcher Form Belege einzureichen sind.
- Wer Spesen visiert.
Beispiel: eine Spesenabrechnung
Ein Projektleiter besucht einen Kunden in Bern und fährt mit dem eigenen Auto. Die Firma hat kein genehmigtes Reglement und hält sich an die Vorgaben der Wegleitung.
| Auslage | Beleg | CHF |
|---|---|---|
| Privatauto, 124 km à CHF 0.75 | Fahrtenprotokoll | 93.00 |
| Parkhaus Bern | Quittung | 18.00 |
| Mittagessen allein | Restaurantquittung | 32.50 |
| Total | 143.50 |
Alle Positionen liegen innerhalb der Vorgaben von Rz 52. Im Lohnausweis genügt deshalb das Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Hätte das Mittagessen CHF 58 gekostet, müsste die Firma entweder den Betrag deklarieren oder nur CHF 35 vergüten.
Vorsteuer auf Spesen
MWST-pflichtige Betriebe können die Vorsteuer auf geschäftlich veranlassten Spesen abziehen, wenn ihnen die Steuer in Rechnung gestellt wurde (Art. 28 MWSTG). Dafür braucht es einen Beleg, auf dem die MWST erkennbar ist. Kassenzettel bis CHF 400 müssen den Leistungsempfänger nicht nennen (Art. 57 MWSTV). Bei höheren Beträgen sollte die Rechnung auf die Firma lauten, denn Art. 26 MWSTG verlangt Name und Ort des Leistungsempfängers. Eine Hotelrechnung über CHF 620 auf den Namen des Mitarbeiters ist deshalb ein Fall für eine korrigierte Rechnung.
Belege aufbewahren, auch digital
Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Für die MWST gilt die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung (Art. 70 Abs. 2 MWSTG), also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Unterlagen zu Liegenschaften, die für Vorsteuerkorrekturen nötig sind, sogar 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).
Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Geschäftsbücherverordnung präzisiert, was das heisst:
- Integrität: Belege müssen so abgelegt sein, dass jede Änderung feststellbar ist (Art. 3 GeBüV).
- Datenträger: Veränderbare Speicher sind zulässig, wenn technische Verfahren wie digitale Signaturen oder Zeitstempel die Integrität sichern (Art. 9 GeBüV).
- Verfügbarkeit: Die Belege müssen bis zum Ende der Frist innert angemessener Zeit einsehbar sein (Art. 6 GeBüV).
- Migration: Wer das System wechselt, muss die Übertragung protokollieren und das Protokoll mit aufbewahren (Art. 10 GeBüV).
- Dokumentation: Wie Belege erfasst und abgelegt werden, ist in einer Arbeitsanweisung festzuhalten (Art. 4 GeBüV).
Für die MWST verweist Art. 122 MWSTV auf dieselben Regeln. Was sonst noch in die Buchhaltung gehört, steht im Artikel Was gehört in die Buchhaltung. Wie weit sich das Erfassen von Belegen heute automatisieren lässt, zeigt der Beitrag KI in der KMU-Buchhaltung.