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KI in der KMU-Buchhaltung: Was heute automatisiert wird und wo Grenzen liegen

Belegerkennung, Bankabgleich und Kontierungsvorschläge funktionieren im Alltag. Die Verantwortung für die Buchführung, die Aufbewahrung nach GeBüV und der Datenschutz bleiben beim Unternehmen.
25.08.2025 Aktualisiert 13.10.2026 Buchhaltung & Finanzen

Was heute tatsächlich automatisiert wird

Unter dem Stichwort KI werden in Buchhaltungsprogrammen drei recht unterschiedliche Dinge verkauft: Texterkennung auf Belegen, regelbasierter Abgleich von Zahlungen und lernende Vorschläge für die Kontierung. Nur das dritte ist im engeren Sinn maschinelles Lernen. Für die Praxis spielt das keine grosse Rolle. Entscheidend ist, welcher Arbeitsschritt wegfällt und welcher bleibt.

Belegerkennung

Ein fotografierter oder als PDF erhaltener Beleg wird ausgelesen: Lieferant, Datum, Betrag, MWST-Satz, MWST-Nummer, IBAN oder QR-Referenz. Bei sauberen PDF-Rechnungen von Stammlieferanten funktioniert das zuverlässig. Bei zerknitterten Kassenzetteln, handschriftlichen Quittungen und Belegen mit mehreren MWST-Sätzen sinkt die Trefferquote. Typische Fehler sind vertauschte Tag und Monat, der Bruttobetrag im Nettofeld und ein falscher Satz bei Belegen, auf denen 8,1 und 2,6 Prozent gemischt vorkommen, etwa bei Verpflegung im Laden.

Bankabgleich

Hier liegt in der Schweiz der grösste Gewinn, und er hat wenig mit KI zu tun. Seit die QR-Rechnung die Einzahlungsscheine am 30. September 2022 abgelöst hat, tragen die meisten Zahlungen eine strukturierte Referenz. Die Software ordnet eine eingehende Zahlung über die Referenz der offenen Rechnung zu und bucht sie aus. Unscharf wird es bei Sammelzahlungen, Teilzahlungen, abgezogenem Skonto und Kunden, die die Referenz löschen. Dort schlagen lernende Systeme Zuordnungen vor, die ein Mensch bestätigt.

Kontierungsvorschläge

Die Software lernt aus den bisherigen Buchungen: Die Rechnung des Telekomanbieters ging bisher immer auf Konto 6510, also wird sie wieder dorthin vorgeschlagen. Bei wiederkehrenden Belegen spart das tatsächlich Zeit. Bei neuen Lieferanten, Investitionen, Leasing, gemischt genutzten Ausgaben und allem, was abgegrenzt werden muss, ist der Vorschlag eine Vermutung. Ein Notebook für CHF 2'400 kann Aufwand oder Anlagevermögen sein, je nach Aktivierungsgrenze des Betriebs. Das weiss die Software nur, wenn es ihr jemand beigebracht hat.

Wo die Grenzen liegen

Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen

Das Obligationenrecht verlangt eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, einen Belegnachweis für jede Buchung und Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR). Diese Pflicht trifft das Unternehmen und bei juristischen Personen den Verwaltungsrat oder die Geschäftsführung. Ein falsch erkannter MWST-Satz in hundert Belegen ist ein Fehler in der MWST-Abrechnung, unabhängig davon, welches Programm ihn gemacht hat.

Aufbewahrung nach GeBüV

Geschäftsbücher und Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Wer digital arbeitet, muss die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllen: Integrität, Nachweis des Speicherzeitpunkts, Protokolle über Änderungen, jederzeitige Lesbarkeit. Für ein KI-Werkzeug heisst das: Der Originalbeleg muss unverändert erhalten bleiben. Die ausgelesenen Daten sind eine Hilfe für die Buchung, kein Ersatz für den Beleg. Und wenn der Anbieter in fünf Jahren den Dienst einstellt, müssen die Belege trotzdem bis zum Ende der Frist lesbar sein.

Datenschutz nach DSG

Belege enthalten Personendaten: Namen von Mitarbeitenden auf Spesenquittungen, Kundenadressen, Lohnabrechnungen. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält fest, dass das seit 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitung anwendbar ist. Konkret für die Buchhaltung:

  • Auftragsbearbeitung. Wer Belege einem externen Dienst zur Erkennung übergibt, lässt Daten durch einen Auftragsbearbeiter bearbeiten (Art. 9 DSG). Es braucht einen Vertrag, der regelt, dass der Anbieter die Daten nur im Auftrag bearbeitet.
  • Bekanntgabe ins Ausland. Liegen die Server ausserhalb der Schweiz, gelten Art. 16 ff. DSG. Ohne Angemessenheitsentscheid des Bundesrats für das betreffende Land braucht es Garantien wie Standardvertragsklauseln.
  • Training. Prüfen, ob der Anbieter hochgeladene Belege zum Training seiner Modelle verwendet, und ob sich das ausschliessen lässt.

Ein allgemeiner Chatbot mit Privatkonto ist für Lohnabrechnungen und Kundenrechnungen deshalb das falsche Werkzeug, auch wenn er die Zahlen richtig auslesen würde. Wie man das im Team regelt, steht im Beitrag Die Aufsicht stuft KI als Risiko ein.

Was ein realistisches Setup leistet

Ein Betrieb mit einigen hundert Belegen pro Monat kann heute mit vertretbarem Aufwand Folgendes erreichen: Eingangsrechnungen landen per Mail oder Upload in der Buchhaltung, werden ausgelesen und mit Kontierungsvorschlag zur Freigabe vorgelegt. Kundenzahlungen mit QR-Referenz werden automatisch ausgebucht. Die Arbeit verschiebt sich vom Abtippen zum Prüfen. Wie viel Zeit das spart, hängt stark vom Belegmix ab. Belastbare, unabhängige Zahlen dazu gibt es kaum, Angaben in Werbebroschüren sind mit Vorsicht zu lesen.

Nicht automatisiert sind weiterhin: Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Abgrenzungen, Rückstellungen), die MWST-Abstimmung vor der Abrechnung, die Beurteilung von Sonderfällen und die Frage, ob eine Ausgabe überhaupt geschäftlich ist. Diese Arbeiten machen bei vielen KMU einen grossen Teil der Treuhandstunden aus.

Checkliste vor der Einführung

  1. Werden die Originalbelege GeBüV-konform archiviert, und ist das schriftlich bestätigt?
  2. Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Auftragsbearbeitungsvertrag?
  3. Werden hochgeladene Belege für das Training verwendet, und lässt sich das abschalten?
  4. Kann jeder automatische Vorschlag vor dem Buchen geprüft werden, und ist protokolliert, wer freigegeben hat?
  5. Lassen sich alle Belege und Buchungen in einem offenen Format exportieren, falls der Anbieter gewechselt wird?
  6. Sind die MWST-Sätze 8,1, 2,6 und 3,8 Prozent korrekt hinterlegt, und erkennt das System Belege mit gemischten Sätzen?

Wer diese sechs Fragen mit Ja beantworten kann, hat eine solide Grundlage. Mehr zu den Grundpflichten steht im Artikel Was in die Buchhaltung gehört, weitere Beiträge im Bereich Digitalisierung und KI.

Quellen

Publikationsdatum 25.08.2025