Von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung gelten Regeln aus dem Obligationenrecht, dem Mehrwertsteuergesetz und dem Betreibungsrecht. Diese Seite fasst sie zusammen und verweist auf die Artikel, die einzelne Schritte vertiefen.
Eine Offerte ist im Sinn des OR ein Antrag. Wer eine Annahmefrist nennt, ist bis zu deren Ablauf gebunden (OR 3). Ohne Frist bleibt die Offerte unter Abwesenden so lange verbindlich, bis eine Antwort bei rechtzeitiger und ordnungsgemässer Absendung erwartet werden darf (OR 5). Wer nicht gebunden sein will, muss das ausdrücklich erklären, etwa mit dem Vermerk «unverbindlich» (OR 7).
Für Werkverträge gilt beim Kostenvoranschlag eine besondere Regel: Wird der ungefähre Ansatz ohne Zutun des Bestellers unverhältnismässig überschritten, kann dieser vom Vertrag zurücktreten oder eine angemessene Herabsetzung verlangen (OR 375). Eine klare Gültigkeitsdauer und eine saubere Abgrenzung des Leistungsumfangs vermeiden die meisten Streitfälle.
Für MWST-pflichtige Unternehmen schreibt MWSTG Art. 26 diese Angaben vor:
Bei Belegen bis CHF 400 darf die Angabe zum Empfänger fehlen (MWSTV Art. 57). Wer nicht MWST-pflichtig ist, weist keine MWST aus. Wer sie trotzdem ausweist, schuldet sie dem Bund (MWSTG Art. 27).
Seit 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung das einzige Zahlungsformat für Rechnungen mit Zahlteil, die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine werden nicht mehr verarbeitet. Eine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen gibt es in der Schweiz nicht. Die Bundesverwaltung verlangt sie aber seit 2016 von Lieferanten ab einem Vertragswert von CHF 5'000.
In Verzug gerät der Kunde grundsätzlich erst mit einer Mahnung. Ist ein bestimmter Verfalltag vereinbart, tritt der Verzug mit dessen Ablauf ein (OR 102). Ab Verzug schuldet er einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart ist (OR 104). Mahngebühren kannst du nur verlangen, wenn sie vorher vereinbart wurden, zum Beispiel in den Geschäftsbedingungen.
Beispiel: Eine Rechnung über CHF 8'000 bleibt nach der Mahnung 90 Tage offen. Der Verzugszins beträgt 8'000 × 5 Prozent × 90/360, also CHF 100.
Zahlt der Kunde weiterhin nicht, stellst du beim Betreibungsamt an seinem Wohnsitz oder Sitz ein Betreibungsbegehren. Nach Zustellung des Zahlungsbefehls hat er zehn Tage Zeit für einen Rechtsvorschlag (SchKG Art. 74). Erhebt er keinen, kannst du frühestens 20 Tage und spätestens ein Jahr nach der Zustellung die Fortsetzung der Betreibung verlangen (SchKG Art. 88). Forderungen verjähren in der Regel nach zehn Jahren (OR 127), bestimmte Forderungen, etwa aus Handwerksarbeit oder Kleinverkauf, bereits nach fünf Jahren (OR 128).
Nein. Das OR verlangt für die meisten Verträge keine bestimmte Form (OR 11). Eine schriftliche Offerte mit Leistungsbeschrieb, Preis, Gültigkeitsdauer und Zahlungsbedingungen ist aber der einfachste Beweis dafür, was vereinbart wurde.
Das Gesetz kennt keine Standardfrist. Ist nichts vereinbart, ist die Forderung sofort fällig (OR 75), in Verzug gerät der Kunde aber erst mit der Mahnung. Eine Frist auf der Rechnung oder im Vertrag schafft Klarheit, ab wann gemahnt wird.
Das MWSTG verlangt sie nicht ausdrücklich. Eine fortlaufende Nummer ist aber nötig, damit Zahlungen eindeutig zugeordnet und Belege in der Buchhaltung nachvollzogen werden können. Die QR-Rechnung bietet dafür ein Referenzfeld.
Die Betreibung steht dann still. Um sie fortzusetzen, brauchst du die Beseitigung des Rechtsvorschlags durch ein Gericht, mit einer Schuldanerkennung im Rechtsöffnungsverfahren, sonst im ordentlichen Prozess. Der Ablauf ist im Artikel Mahnwesen in der Schweiz beschrieben.
Pflichtangaben, QR-Rechnung und E-Rechnung im Detail, mit Muster für eine MWST-konforme Rechnung.
Unklarer Leistungsumfang, fehlende Gültigkeit, vergessene Nebenkosten: was in Offerten am häufigsten schiefgeht.
Wie du aus Kosten, verrechenbaren Stunden und Zielgewinn einen Stundensatz ableitest.
Von der Zahlungserinnerung bis zum Fortsetzungsbegehren: Fristen, Kosten und Formulierungen.
Wann ein Kunde in Verzug ist, was 5 Prozent Verzugszins nach OR 104 konkret bedeuten, wann Mahngebühren zulässig sind und wie die Betreibung vom Begehren bis zur Rechtsöffnung abläuft. Mit Gebühren und Fristen.
Vom Lohnbedarf zum Stundensatz: Jahresarbeitszeit, verrechenbare Quote, AHV/IV/EO für Selbständige, Vorsorge, Gemeinkosten und MWST. Mit vollständiger Beispielrechnung in Franken.
Eine Offerte ist nach OR ein verbindlicher Antrag. Wie lange sie gilt, was in den Leistungsbeschrieb gehört, welche Folgen ein Festpreis hat und wie die MWST korrekt ausgewiesen wird. Mit Musterbeispiel.
Welche Angaben Art. 26 MWSTG verlangt, was bei der QR-Rechnung seit den neuen SIX-Vorgaben gilt und wo die E-Rechnung in der Schweiz und der EU steht. Mit Musterrechnung und Checkliste.