Was tun, wenn Kunde XY nicht zahlt? – Mahnwesen in der Schweiz leicht gemacht
← Alle Beiträge

Was tun, wenn Kunde XY nicht zahlt? – Mahnwesen in der Schweiz leicht gemacht

Offene Rechnungen sind für KMU mehr als nur lästig: Sie blockieren Liquidität, binden Ressourcen und können im schlimmsten Fall das Vertrauen ins Geschäft belasten. Die gute Nachricht: Mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools lässt sich das Mahnwesen effizient und stressfrei abwickeln – ohne dass dabei die Kundenbeziehung unnötig leidet.
Offerten & Rechnungen

Sofort reagieren – aber mit Fingerspitzengefühl

Sobald das Zahlungsziel überschritten ist, sollten Sie aktiv werden. Viele Unternehmen warten zu lange in der Hoffnung, der Kunde zahle „von selbst“.

Tipp: Senden Sie 2–3 Tage nach Ablauf der Frist eine freundliche Erinnerung. Oft handelt es sich nur um ein Versehen.

Tiny people with huge fine document flat vector illustration

Das Schweizer Betreibungssystem kennen

Falls der Kunde nach mehreren Mahnungen nicht reagiert, ist der nächste Schritt klar geregelt:

  • Erste Mahnung – schriftlich, mit neuer Frist (7–10 Tage).

  • Zweite Mahnung – deutlicher im Ton, Hinweis auf mögliche Betreibung.

  • Betreibungsbegehren – Einreichen bei der zuständigen Betreibungsbehörde am Wohn- oder Geschäftssitz des Schuldners.

  • Zahlungsbefehl – wird dem Schuldner zugestellt. Dieser kann innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben.

  • Fortsetzung der Betreibung – falls kein oder kein berechtigter Rechtsvorschlag erfolgt.

Rechtstipp: Alle Schreiben datieren, Rechnungs- und Mahnkopien aufbewahren – diese sind vor der Behörde nötig.

Digitale Unterstützung nutzen

Manuelles Mahnwesen frisst Zeit. Moderne Software automatisiert:

  • Zahlungserinnerungen per E-Mail oder Brief

  • Eskalationsstufen (freundliche Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung)

  • Übersicht über alle offenen Posten

  • Direkte Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen

Beispiel: Blond.swiss und weitere Software wie Bexio, Run my Accounts und AbaNinja unterstützt KMU mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, automatischen Erinnerungs-Workflows und transparenter Offene-Posten-Übersicht – perfekt, um den Mahnprozess schlank und effizient zu halten.

Ton und Beziehung wahren

Auch wenn’s schwerfällt: Bleiben Sie professionell. Unnötig scharfe Formulierungen können Kundenbeziehungen dauerhaft zerstören.

Formulierungstipp: „Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“

3670773

Prävention ist besser als Nachforderung

  • Bonitätsprüfung vor grösseren Aufträgen

  • Klare Zahlungsbedingungen in Offerten & AGB

  • Anzahlung bei Neukunden oder grossen Projekten

  • Rabatte für Frühzahler

Fazit

Ein strukturiertes Mahnwesen gibt Sicherheit, sorgt für schnelleren Geldeingang und signalisiert Professionalität. Mit digitalen Tools wie Blond.swiss und klaren Prozessen sparen Sie Zeit – und behalten gleichzeitig ein gutes Verhältnis zu Ihren Kunden.