Rechnungen richtig erstellen: Pflichtangaben, QR-Rechnung und E-Rechnung
Was das Gesetz von einer Rechnung verlangt
Das Obligationenrecht schreibt keine bestimmte Form für Rechnungen vor. Die konkreten Vorgaben stammen aus dem Mehrwertsteuerrecht: Art. 26 MWSTG legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann. Auch wer nicht MWST-pflichtig ist, hält sich mit Vorteil an diese Liste, weil Geschäftskunden und Treuhänder genau diese Angaben erwarten.
Nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG muss die Rechnung den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren. In der Regel enthält sie:
- Name und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, mit dem Hinweis auf die Eintragung im MWST-Register und der MWST-Nummer.
- Name und Ort des Leistungsempfängers.
- Datum oder Zeitraum der Leistung, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht.
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung.
- Das Entgelt.
- Den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag. Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt die Angabe des Satzes.
Die MWST-Nummer hat das Format CHE-123.456.789 MWST. Laut ESTV sind auch die Zusätze TVA und IVA zulässig, die englische Abkürzung VAT dagegen nicht.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt Art. 26 MWSTG nicht ausdrücklich. In der Praxis ist sie trotzdem unverzichtbar: Ohne eindeutige Nummer lassen sich Zahlungseingang, Mahnung und Buchung kaum sauber zuordnen.
Ausnahme für Kassenzettel
Belege aus automatisierten Kassen bis CHF 400 müssen keine Angaben zum Leistungsempfänger enthalten (Art. 57 MWSTV). Für Rechnungen über diesem Betrag gehört der Kunde mit Name und Ort auf das Dokument.
Wenn du nicht MWST-pflichtig bist
Von der Steuerpflicht befreit ist, wer im In- und Ausland weniger als CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 MWSTG). Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf auf Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Wer trotzdem MWST ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine MWST-Nummer.
Beispiel: eine vollständige Rechnung
Eine Agentur in Luzern, im MWST-Register eingetragen, stellt einem Kunden in Zug zwei Positionen in Rechnung:
| Angabe | Inhalt |
|---|---|
| Absender | Muster Kommunikation GmbH, Luzern, CHE-123.456.789 MWST |
| Empfänger | Beispiel AG, Zug |
| Rechnungsnummer und Datum | 2026-0147, 13.10.2026 |
| Leistungszeitraum | 1. bis 30. September 2026 |
| Position 1 | Konzeptworkshop Website, 6 Stunden à CHF 150.00: CHF 900.00 |
| Position 2 | Umsetzung Landingpage gemäss Offerte 2026-031, pauschal: CHF 2'400.00 |
| Total ohne MWST | CHF 3'300.00 |
| MWST 8,1 % | CHF 267.30 |
| Total | CHF 3'567.30 |
| Zahlungsbedingung | Zahlbar innert 30 Tagen, QR-Zahlteil unten |
Der Bezug auf die Offerte ist keine Pflicht, spart aber Rückfragen. Wie eine Offerte aufgebaut sein sollte, damit die spätere Rechnung dazu passt, steht im Artikel Offerte schreiben in der Schweiz.
Die QR-Rechnung
Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz der alleinige Standard. Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden abgelöst. Der Zahlteil enthält den Swiss QR Code mit Zahlungsempfänger, Konto (IBAN oder QR-IBAN), Betrag, Währung (CHF oder EUR) und je nach Variante eine Referenz. Die QR-IBAN funktioniert nur zusammen mit einer QR-Referenz, eine normale IBAN mit einer Creditor Reference oder ganz ohne Referenz.
Die Regeln dazu legt SIX in den Implementation Guidelines fest. Mit der Version 2.3, gültig seit November 2025, sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen vorgesehen, also Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in getrennten Feldern. Wer Rechnungen mit einer alten Vorlage oder einem selbst gebauten Generator erstellt, sollte prüfen, ob das Programm dieses Format schreibt.
Zahlungsfristen
Eine gesetzliche Standardfrist gibt es nicht. Ist nichts vereinbart, ist eine Forderung sofort fällig (Art. 75 OR). Die verbreiteten 30 Tage sind eine Vereinbarung, kein Gesetz. Wichtig für später: In Verzug kommt der Kunde grundsätzlich erst durch eine Mahnung, ausser es wurde ein fester Verfalltag vereinbart (Art. 102 OR). Ab dann schuldet er 5 Prozent Verzugszins (Art. 104 OR). Wie das Mahnwesen bis zur Betreibung abläuft, erklärt der Artikel Kunde zahlt nicht.
Je früher die Rechnung nach der Leistung rausgeht, desto früher läuft die Frist. Wie stark Zahlungsfristen die Liquidität beeinflussen, zeigt der Beitrag Cashflow verstehen und aktiv steuern.
E-Rechnung: mehr als ein PDF
Ein PDF per E-Mail ist eine elektronisch übermittelte Rechnung, aber keine E-Rechnung im engeren Sinn. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, meist XML. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann Absender, Positionen, MWST und Betrag direkt übernehmen, ohne dass jemand abtippt oder ein Texterkennungsprogramm rät.
Lage in der Schweiz
Eine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen gibt es in der Schweiz nicht. Die Ausnahme ist der Bund: Seit dem 1. Januar 2016 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung elektronisch fakturieren, sofern der Vertragswert CHF 5'000 übersteigt. Für Rechnungen an Privatkunden ist eBill verbreitet, die Rechnung landet dabei direkt im E-Banking des Kunden.
Für die Aufbewahrung gilt dasselbe wie für Papier: zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können. Für die MWST verweist Art. 122 MWSTV auf das OR und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Mehr zur Belegführung im Artikel Was gehört in die Buchhaltung.
Lage in der EU
Die EU hat am 11. März 2025 das Paket «VAT in the Digital Age» (ViDA) verabschiedet, in Kraft seit 14. April 2025. Ab dem 1. Juli 2030 gelten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU elektronische Rechnungen und eine digitale Meldung an die Steuerbehörden. Die Mitgliedstaaten dürfen nationale E-Rechnungspflichten bereits vorher einführen. Grundlage für das Datenformat ist die europäische Norm EN 16931, die auf die Richtlinie 2014/55/EU zurückgeht. Für Schweizer KMU heisst das: Kunden in der EU werden zunehmend strukturierte Rechnungen verlangen, auch wenn in der Schweiz keine Pflicht besteht.
Checkliste vor dem Versand
- Absender mit Name, Ort und, falls eingetragen, MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST.
- Kunde mit Name und Ort, bei Firmen die genaue Firmenbezeichnung.
- Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, falls abweichend.
- Leistung so beschrieben, dass ein Dritter sie versteht, mit Menge und Ansatz.
- MWST-Satz und MWST-Betrag (8,1, 2,6 oder 3,8 Prozent), oder bei fehlender Steuerpflicht gar keine MWST.
- Zahlungsfrist und QR-Zahlteil mit strukturierter Adresse.
- Ablage im Original, elektronisch oder auf Papier, für zehn Jahre.
Quellen
- Fedlex: Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10, 25, 26, 27
- Fedlex: Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57 und 122
- Fedlex: Obligationenrecht, Art. 75, 102, 104, 958f
- ESTV: Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) und MWST-Nummer
- SIX: QR-Rechnung
- Bundesverwaltung: E-Rechnung für Lieferanten
- Europäische Kommission: VAT in the Digital Age (ViDA)
- Europäische Kommission: European legislation on eInvoicing (Richtlinie 2014/55/EU, EN 16931)