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Was in die Buchhaltung gehört: Pflichten, Belege und typische Fehler

Ab welchem Umsatz doppelt gebucht werden muss, was als Beleg zählt, wie Privates und Geschäftliches getrennt bleiben und wie lange Unterlagen aufzubewahren sind. Mit Checkliste für den Monatsabschluss.

07.08.2025 Aktualisiert 13.10.2026 Buchhaltung & Finanzen

Wer welche Buchhaltung führen muss

Das Obligationenrecht kennt zwei Stufen. Nach Art. 957 Abs. 1 OR sind alle juristischen Personen (AG, GmbH, Genossenschaft) sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr zur vollen Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet. Das bedeutet doppelte Buchhaltung, Bilanz und Erfolgsrechnung.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter dieser Grenze müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR «lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch führen. Diese vereinfachte Form heisst im Alltag Milchbüchleinrechnung. Eine lose Belegsammlung ist sie trotzdem nicht: Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR), und die Aufzeichnungen müssen der steuerrechtlichen Pflicht nach Art. 125 Abs. 2 DBG genügen. In der Praxis heisst das: Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen liegen der Steuererklärung bei.

Wer als Einzelunternehmen wächst, sollte die Grenze im Blick behalten. Massgebend ist der Umsatz des letzten Geschäftsjahres. Wer ihn knapp unter CHF 500'000 hat, fährt meist besser, wenn er schon jetzt doppelt bucht, statt im Folgejahr mitten im Betrieb umzustellen.

Was als Beleg gilt

Art. 957a Abs. 2 OR nennt die Grundsätze: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, Belegnachweis für jeden Buchungsvorgang, Klarheit, Zweckmässigkeit und Nachprüfbarkeit. Was ein Beleg ist, definiert Abs. 3: alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachvollziehen zu können.

Das ist weiter gefasst, als viele denken. Als Beleg zählen neben Rechnungen und Quittungen auch Verträge, Lohnabrechnungen, Bankauszüge, Kassenbuch, Gutschriften und Abschreibungspläne. Fehlt das Original für eine geschäftliche Ausgabe, wird ein Eigenbeleg erstellt: Datum, Betrag, Empfänger, Zweck, Grund für das fehlende Original, Unterschrift. Das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Für die MWST gelten zusätzliche Anforderungen. Wer den Vorsteuerabzug geltend macht, braucht eine Rechnung mit den Angaben nach MWSTG, sonst ist der Abzug gefährdet. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht im Ratgeber Rechnungen richtig erstellen.

Was nicht in die Geschäftsbuchhaltung gehört

Private Ausgaben gehören nicht in die Geschäftsbuchhaltung, auch nicht als Spesen. Bei Einzelunternehmen ist die Grenze besonders unscharf, weil Geschäft und Privatperson rechtlich dieselbe Person sind. Drei Fälle tauchen in fast jeder Buchhaltung auf:

Geschäftsfahrzeug mit Privatnutzung. Der Privatanteil wird bei pauschaler Ermittlung mit 0,9 Prozent des Kaufpreises (ohne MWST) pro Monat angerechnet, mindestens CHF 150 (ESTV, MWST-Info 08). Bei einem Kaufpreis von CHF 50'000 sind das CHF 450 pro Monat oder CHF 5'400 pro Jahr.
Gemischte Ausgaben. Handyabo, Internet, Arbeitszimmer zu Hause: Der geschäftliche Anteil muss begründet und nachvollziehbar sein, nicht geschätzt nach Gefühl.
Privatbezüge. Bei Einzelunternehmen werden sie über das Privatkonto gebucht, nicht als Aufwand. Bei AG und GmbH ist eine Zahlung an die Inhaberin entweder Lohn, Dividende, Darlehen oder Spesenersatz. Etwas anderes gibt es nicht.

Die einfachste Massnahme ist ein separates Geschäftskonto und eine separate Geschäftskarte. Jede private Zahlung über das Geschäftskonto erzeugt eine Buchung, die erklärt werden muss.

Aufbewahrung: zehn Jahre, auch digital

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Belege aus dem Geschäftsjahr 2026 müssen also bis Ende 2036 verfügbar sein. Für die MWST gilt ebenfalls eine Frist von zehn Jahren. Für Unterlagen zu Liegenschaften (Einlageentsteuerung, Eigenverbrauch) sind es nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG 20 Jahre.

Elektronische Aufbewahrung ist zulässig. Die Details regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): Die Unterlagen müssen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen, jederzeit lesbar gemacht werden können und vor unbemerkter Änderung geschützt sein. Auf veränderbaren Datenträgern braucht es technische Verfahren wie Zeitstempel oder Signatur, und die Protokolle dazu müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Für die Langzeitablage eignen sich archivtaugliche Formate wie PDF/A besser als Bilddateien aus dem Handy.

Ein Ordner in einem beliebigen Cloud-Speicher erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch. Wer Belege digital ablegt, sollte von der Buchhaltungssoftware oder dem Archivdienst schriftlich haben, dass die Ablage GeBüV-konform ist.

Typische Fehler und wie sie auffallen

Falscher MWST-Satz. Seit 1. Januar 2024 gelten 8,1 Prozent (Normalsatz), 2,6 Prozent (reduziert) und 3,8 Prozent (Beherbergung). Alte Vorlagen mit 7,7 Prozent tauchen immer noch auf, vor allem bei Lieferanten.
Vorsteuer ohne korrekte Rechnung. Eine Kassenquittung ohne MWST-Nummer des Lieferanten reicht für grössere Beträge nicht.
Rechnungen zu spät gestellt. Der Umsatz ist verdient, das Geld fehlt. Mehr dazu im Artikel Cashflow verstehen und aktiv steuern.
Keine Rückstellungen für Steuern und Sozialversicherungen. Die Schlussabrechnung der Ausgleichskasse und die Steuerrechnung kommen Monate nach dem Geschäftsjahr. Wer sie nicht laufend zurückstellt, zahlt sie aus der Liquidität des Folgejahres.
Spesen ohne Beleg. Kreditkartenauszug ersetzt keine Quittung, weil daraus weder Zweck noch MWST hervorgehen. Wie man Spesen sauber erfasst, steht im Ratgeber zu Spesen und Quittungen.

Doppelte Buchhaltung und Automatisierung

Die doppelte Buchhaltung ist durch Software nicht verschwunden, sie läuft nur im Hintergrund. Bankbewegungen werden eingelesen, wiederkehrende Buchungen vorgeschlagen, QR-Zahlungen über die Referenz der offenen Rechnung zugeordnet. Was bleibt, ist die Prüfung: Stimmt das Konto, stimmt der MWST-Code, gehört die Ausgabe überhaupt ins Geschäft. Abschlussbuchungen wie Abschreibungen, Abgrenzungen und Rückstellungen brauchen weiterhin Fachwissen. Verantwortlich für die Buchführung bleibt das Unternehmen, nicht die Software.

Checkliste für den Monatsabschluss

Alle Bankkonten und Kreditkarten abgestimmt, Saldo Buchhaltung gleich Saldo Bank.
Jede Buchung hat einen Beleg, fehlende Belege sind nachgefordert oder als Eigenbeleg erstellt.
Private Zahlungen über das Geschäftskonto sind als Privatbezug gebucht.
Alle erbrachten Leistungen sind fakturiert.
Offene Debitoren über 30 Tage sind gemahnt.
Rückstellung für MWST, Sozialversicherungen und Steuern ist nachgeführt.
Belege sind im Archiv abgelegt und liegen nicht bloss im Mail-Postfach.

Quellen

Publikationsdatum 07.08.2025