Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Was Pflicht ist und was nicht

Worum es geht

In vielen kleinen Betrieben wird Zeit erfasst, aber aus einem anderen Grund als dem, den das Gesetz meint. Erfasst wird, was sich verrechnen lässt: Stunden pro Kunde und Projekt. Die Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsgesetzes, also wann jemand begonnen, pausiert und aufgehört hat, fehlt dagegen oft ganz. Das ist kein Detail. Das Arbeitsgesetz verpflichtet Arbeitgeber, diese Angaben bereitzuhalten, und die Vollzugsbehörden können sie einsehen.

Dieser Beitrag trennt die beiden Arten der Zeiterfassung: die gesetzlich verlangte Arbeitszeiterfassung und die Projektzeiterfassung für Abrechnung und Kalkulation. Beide folgen unterschiedlichen Regeln.

Was das Gesetz verlangt

Grundlage ist Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG). Der Arbeitgeber muss Verzeichnisse oder andere Unterlagen führen, aus denen die für den Vollzug nötigen Angaben ersichtlich sind, und sie den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung halten. Was genau drinstehen muss, regelt Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Für die Arbeitszeit sind das vor allem:

• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage, also Beginn und Ende (Bst. c),
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen (Bst. d),
• Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (Bst. e).

Die Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Eine bestimmte Form schreibt die Verordnung nicht vor. Eine sauber geführte Tabelle erfüllt die Pflicht ebenso wie eine App, solange die Angaben vollständig und nachvollziehbar sind.

Nicht unter das Arbeitsgesetz fallen unter anderem Personen mit einer höheren leitenden Tätigkeit (Art. 3 Bst. d ArG). Gemeint ist eine Geschäftsleitung mit echter Entscheidungsbefugnis, nicht jede Person mit «Leiter» im Funktionstitel. Wer als Inhaber eines Einzelunternehmens selbst arbeitet, ist kein Arbeitnehmer und fällt für die eigene Arbeitszeit ohnehin nicht darunter.

Zwei Erleichterungen und für wen sie gelten

Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1

Für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können, genügt es, die tägliche Arbeitszeit als Summe zu erfassen. Beginn, Ende und Pausen entfallen. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind Anfang und Ende dieser Einsätze zusätzlich zu dokumentieren.

Voraussetzung ist eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder, wo es keine gibt, mit der Mehrheit der Mitarbeitenden. In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden genügt eine schriftliche Einzelvereinbarung. Diese muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinweisen, und jedes Jahr ist ein Gespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Das SECO stellt dafür Mustervorlagen bereit. Für die meisten KMU ist das der praktikable Weg.

Verzicht nach Art. 73a ArGV 1

Ganz auf die Arbeitszeiterfassung verzichten können nur Mitarbeitende, die drei Bedingungen gleichzeitig erfüllen: grosse Autonomie und mehrheitlich selbst festgelegte Arbeitszeiten, ein Bruttojahreseinkommen inklusive Boni von mehr als CHF 120'000 (bei Teilzeit anteilsmässig weniger) und ein schriftlicher, individueller Verzicht, der jährlich widerrufen werden kann.

Der Haken für KMU: Der Verzicht muss in einem Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen sein, den die Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet hat. Ein Betrieb ohne passenden GAV kann Art. 73a nicht nutzen, unabhängig von der Lohnhöhe.

Vertrauensarbeitszeit ist kein Verzicht

Vertrauensarbeitszeit beschreibt eine Führungshaltung: keine Präsenzkontrolle, Verantwortung für das Ergebnis. An der Erfassungspflicht ändert sie nichts. Ohne Vereinbarung nach Art. 73b gilt die volle Erfassung nach Art. 73. Auch die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 Stunden für Büropersonal sowie technische und andere Angestellte (Art. 9 ArG) gilt weiter. Ohne Aufzeichnungen weiss der Betrieb selbst nicht, ob sie eingehalten wird.

Ein praktikabler Mittelweg: Vertrauensarbeitszeit im Umgang, vereinfachte Erfassung nach Art. 73b in der Dokumentation.

Projektzeit folgt anderen Regeln

Die Projektzeiterfassung dient der Abrechnung und der Nachkalkulation. Gefragt ist, wofür die Zeit gebraucht wurde, nicht wann. Das Arbeitsgesetz verlangt sie nicht. Relevant wird sie, sobald nach Aufwand abgerechnet wird: Wer im Auftrag arbeitet, muss dem Auftraggeber auf Verlangen jederzeit Rechenschaft über die Geschäftsführung ablegen (Art. 400 OR). Ein Stundenrapport ist die einfachste Form davon. Dient er als Grundlage einer Rechnung, ist es sinnvoll, ihn wie die übrigen Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).

Beispiel: Agentur mit acht Personen

Eine Agentur besteht aus einer Geschäftsführerin mit Mehrheitsbeteiligung, fünf Projektleitenden und Gestaltenden mit freier Zeiteinteilung, einer Person in der Administration mit festen Bürozeiten und einer Lernenden. Einen GAV gibt es nicht.

• Geschäftsführerin: höhere leitende Tätigkeit, keine Arbeitszeiterfassung nach ArG. Projektzeit erfasst sie trotzdem, weil ihre Stunden in Offerten und Rechnungen auftauchen.
• Fünf Projektleitende: schriftliche Einzelvereinbarung nach Art. 73b. Erfasst wird die Tagessumme, zum Beispiel «Dienstag, 8,4 Stunden», dazu die Projektzeit. Einmal im Jahr ein dokumentiertes Gespräch zur Arbeitsbelastung.
• Administration und Lernende: volle Erfassung nach Art. 73 mit Beginn, Ende und Pausen ab 30 Minuten, etwa 08.00 bis 12.00 und 12.45 bis 17.15 Uhr. Ist die Lernende unter 18, gelten zusätzlich die Sonderschutzvorschriften für Jugendliche (Art. 29 ff. ArG).

Verknüpft das Erfassungswerkzeug Beginn und Ende mit dem Projekt, entstehen beide Aufzeichnungen aus einem Eintrag. Das ist im Alltag der grösste Hebel: Doppelte Erfassung ist der häufigste Grund, warum eine der beiden irgendwann lückenhaft wird.

Datenschutz: Was erfasst werden darf

Zeitdaten sind Personendaten. Nach Art. 328b OR darf der Arbeitgeber Daten über Mitarbeitende nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Art. 46 ArG verweist zusätzlich auf das Datenschutzgesetz. Daraus folgen drei Regeln:

1. Erfassen, was gebraucht wird. Für das ArG sind das Zeiten und Pausen, für die Abrechnung Projekt und Tätigkeit. Bildschirmfotos, Tastaturprotokolle oder laufende Standortdaten gehören nicht dazu. Systeme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen, sind nach Art. 26 ArGV 3 verboten.
2. Zweck offenlegen. Personendaten dürfen nur für einen erkennbaren Zweck bearbeitet werden (Art. 6 Abs. 3 DSG). Wer Projektzeiten für die Abrechnung erhebt und sie später zur Leistungsbeurteilung einzelner Personen verwendet, ändert den Zweck. Das gehört vorher geklärt und kommuniziert.
3. Zugriffe begrenzen. Die Projektleitung braucht Stunden pro Projekt, nicht jede Pause jeder Person.

Was jetzt sinnvoll ist

1. Für jede Person festhalten, ob sie dem ArG untersteht und welche Erfassungsform gilt: volle Erfassung, vereinfacht nach Art. 73b oder Ausnahme nach Art. 3 ArG.
2. Wo die Tagessumme genügen soll, die Einzelvereinbarung nach Art. 73b schriftlich abschliessen und das jährliche Gespräch im Kalender eintragen.
3. Arbeitszeit und Projektzeit in einem Eintrag erfassen, wenn das Werkzeug es erlaubt.
4. Aufbewahrung regeln: Arbeitszeitunterlagen mindestens fünf Jahre, Stundenrapporte als Rechnungsgrundlage zehn Jahre.

Wie sich die Projektzeiten für die Nachkalkulation nutzen lassen, zeigt der Beitrag Unrentable Projekte früh erkennen. Den Weg von der erfassten Stunde zum Stundensatz beschreibt Kalkulation mit Köpfchen. Weitere Beiträge zum Thema unter Zeiterfassung und Projektmanagement.

Quellen

• Arbeitsgesetz (ArG), SR 822.11 (Art. 3, 9, 29, 46)
• Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), SR 822.111 (Art. 73, 73a, 73b)
• Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3), SR 822.113 (Art. 26)
• Obligationenrecht (OR), SR 220 (Art. 328b, 400, 958f)
• Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1 (Art. 6)
• SECO: Arbeitszeiterfassung, Erläuterungen und Mustervorlagen